GLOSARIO DE TERMINOS

Abreviatura: Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa y, que siempre se cierra con un punto.
 
Acento: Sílaba de una palabra que recibe más intensidad de la voz para aclarar su significado o diferenciarla de una palabra similar. Se la representa por escrito con una rayita oblicua situada sobre la vocal más intensa, y se la llama acento ortográfico o tilde (“papa (tubérculo) y “papá”  (padre).

Acepción: Cada uno de los significados de una palabra según sus diferentes contextos.

Acrónimo: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. Ejemplo: ONU: Organización de     Naciones Unidas.

Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

Comunicación:  Ciclo completo del trato o correspondencia entre dos seres mediante un código que ambos entienden

Copia: Fiel reproducción del documento.

Concisión: Una redacción es concisa cuando expresa muchas ideas con pocas palabras.

Destinatario: Persona a quien va dirigida la comunicación

Encabezado: Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

Espacio: Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.

Estilo: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.

Esquema: Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.

Foliar: Acción de numerar las hojas.

GTC 185: Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30. El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

 
Informe: derivado del verbo informar, consiste en un texto o una declaración que describe las cualidades de un hecho y de los eventos que lo rodean. El informe, por lo tanto, es el resultado o la consecuencia de la acción de informar (difundir, anoticiar).

Logotipo: Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.
Márgenes: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa.

Mensaje electrónico: Comunicación escrita, a través de la Internet.

Portada: Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento.

Oración: También llamada frase, es la unidad mínima de comunicación, la forma más pequeña de mensaje. Tiene un sentido completo y entonación propia y está delimitada por una pausa o silencio antes y después.

Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Razón social: Nombre que identifica a una organización.

Redactor: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.

Remitente: Nombre, apellidos y cargo del firmante.

Rúbrica: Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte de la firma, después de su nombre o título.

Saludo: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.

Sigla: Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
 

Transcriptor: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.

 Zona: Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o            escritos.